Олег Беззубцев
Сегодня сложно найти специалиста в области информатизации или телекоммуникаций, который бы не знал, что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП). Однако мало кто осознает, что само по себе использование этой технологии только создает предпосылки для организации юридически значимого электронного документооборота. Точно так же как технология производства бумаги или авторучек – это лишь возможность организовать традиционный бумажный документооборот. Что необходимо предпринять, чтобы обмен электронными документами с ЭЦП стал столь же привычным, как и документами на бумажном носителе?
Закон об ЭЦП
Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Собственно, выделение этой узкой сферы регулирования и позволило подготовить указанный законодательный акт.
Проблема регулирования одним нормативным документом всего многообразия отношений, возникающих при внедрении электронного документооборота, представляется практически неразрешимой. Электронный документ – лишь частный случай документа вообще, а закона о документе нет ни в российской, ни в какой-либо иной цивилизованной правовой системе. И одна из основных причин этого – многообразие документов.
Традиционный бумажный документооборот основывается в значительной мере на нормативных актах инструктивного уровня, которых накопилось уже великое множество. Вместе с тем в российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» признает ЭЦП, выработанную на основе асимметричного криптографического преобразования, и отражает особенности использования только такого типа электронной цифровой подписи в электронном документообороте1. Основной вопрос применения асимметричной криптографической системы – это вопрос доверия к открытому ключу партнера, который в процессе доведения его до получателей может быть модифицирован или сознательно подменен. С правовой точки зрения принадлежность открытого ключа ЭЦП, опубликованного или полученного из общедоступной информационной системы, конкретному физическому лицу, от которого он якобы исходит, требуется доказать. Для этого необходимо наличие третьего независимого субъекта электронного документооборота, который на свой риск подтвердит принадлежность открытого проверочного ключа конкретному субъекту, претендующему на это. Такое доверенное лицо (третий субъект), которое берет на себя обязанности удостоверять в информационной системе принадлежность открытого ключа (а стало быть, и пары «открытый – закрытый» индивидуальных ключей) конкретному пользователю системы в соответствии с законом, называется Удостоверяющим центром (УЦ).
Следовательно, вопрос нормативного обеспечения юридической значимости электронного документооборота в конкретной информационно-телекоммуникационной системе условно подразумевает две мало связанные между собой задачи:
- создание необходимых правовых условий для того, чтобы электронные документы, подготовленные пользователями этой системы, имели юридическую силу;
- создание инструктивных документов, регламентирующих жизненный цикл подготовленных, циркулирующих и хранящихся в системе электронных документов, которые имеют юридическую силу.
Суть второй задачи вытекает из понятия «документооборот». Обычно под «оборотом» подразумевается весь цикл существования юридически значимого документа в системе: его создание, передача, прием, хранение, архивирование и уничтожение, а также его учет на всех этапах. В традиционном бумажном документообороте все перечисленные вопросы, за исключением вопросов придания юридической значимости документам, как правило, решаются на уровне ведомственной или корпоративной инструкции. Первая задача имеет общезначимый характер и в общем случае должна решаться на основе нормативных актов законодательного уровня.
Документы бумажные и электронные
Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»2.
Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.
Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:
- текста документа;
- даты его создания или подписания;
- подписи конкретного физического лица.
Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:
- аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.
- корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.
Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.
К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: «Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».
Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания.
К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:
- нарушение целостности электронного документа;
- нарушение неотказуемости электронного документа;
- нарушение адекватности отображения электронного документа.
Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:
- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;
- опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;
- отказ от авторства электронного документа.
Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.
Хэш-функция
Реализация электронной цифровой подписи на основе использования криптографической технологии связана с вычислением так называемой хэш-функции защищаемого электронного документа, которая представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).
Хэш-функция чувствительна к всевозможным искажениям исходного электронного документа, то есть изменение (искажение) хотя бы одного знака в исходном документе приводит в среднем к искажению половины знаков хэш-значения. Кроме того, она устроена таким образом, что, во-первых, по хэш-значению документа нельзя восстановить исходный электронный документ, а во-вторых, практически невозможно отыскать два различных электронных документа, которые обладали бы одним и тем же хэш-значением.
Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.
Результатом шифрования и является значение ЭЦП как реквизит электронного документа, которое пересылается получателю вместе с этим документом.
Таким образом, электронная цифровая подпись жестко увязывает содержание документа и секретный ключ для формирования ЭЦП и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности данной подписи.
Функции ЭЦП
Поскольку электронная цифровая подпись – средство защиты информации, предоставляющее возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронного документа, то ЭЦП должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:
- подтверждать, что подписывающее лицо сознательно подписало электронный документ;
- подтверждать, что документ подписало именно подписывающее лицо и только оно;
- ЭЦП должна существенно зависеть от подписываемого документа, в том числе от имеющихся в нем отметок времени;
- подписывающее лицо не должно иметь возможности отказаться впоследствии от факта подписи электронного документа.
Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» определяет ЭЦП как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».
Скрепление электронного документа цифровой подписью и проверка ее корректности требуют от пользователей системы защищенного электронного документооборота ряда сознательных действий:
- по применению собственного закрытого ключа и запуска той функции пользовательского программного обеспечения, которая ответственна за создание цифровой подписи;
- или сознательного извлечения из хранилища сертификата ключа отправителя, сопоставления его со списком отозванных сертификатов и сознательного запуска функции пользовательского программного обеспечения, ответственной за подтверждение подлинности ЭЦП под электронным документом.
Такие действия физического лица могут служить основанием для возникновения правовых отношений, например при даче распоряжений или совершении сделки, что в принципе позволяет (с учетом высокой гарантии того, что цифровая подпись принадлежит подписывавшей стороне) организовать юридически значимый электронный документооборот в любой сфере жизнедеятельности общества и материального производства.
Электронные документы, ЭЦП и право
Основой для применения электронных документов, заверяемых электронной цифровой подписью, служат следующие законодательные и нормативные акты Российской Федерации.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 9. Статья 160. Письменная форма сделки4
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1. Глава 28. Статья 434. Форма договора5
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Гражданский кодекс РФ. Часть 2. Глава 45. Статья 847. Удостоверение права распоряжения денежными средствами, находящимися на счете6
Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом.
Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации». Статья 5. Документирование информации
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Официальные материалы Высшего Арбитражного Суда РФ
Письмо от 24.04.92 № К-3/96, в соответствии с которым «Высший Арбитражный Суд РФ считает возможным принимать по рассматриваемым делам в качестве доказательств документы, заверенные электронной подписью (печатью)».
В Письме от 19.08.94 № С1-7/ОП-587 указывается: «В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью».
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»
Основная цель данного Федерального закона – обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При этом закон обеспечивает правовую основу для использования электронных технологий, определяет права и обязанности автора подписи, технологию удостоверения подписи, условия использования ЭЦП в электронных документах органами государственной власти и государственными организациями, а также юридическими и физическими лицами.
В законе устанавливаются:
– основные права и обязанности обладателя электронной цифровой подписи;
– правовой статус удостоверяющих центров, их функции;
– требования к сертификату ключа подписи, выдаваемому УЦ;
– состав сведений, содержащихся в сертификате ключа подписи, срок и порядок его хранения;
– порядок ведения реестров сертификатов.
Закон определяет отношения удостоверяющих центров с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, который ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей УЦ, предусматривает также порядок защиты прав лиц, использующих ЭЦП в процессе электронного обмена документами, и условия приостановления действия и (или) аннулирования сертификата ключа подписи.
Комплект документов для Удостоверяющего центра
В соответствии с пп. 36, 37 Положения и п. 4 Инструкции, утвержденных Приказами ФАПСИ от 23.09.1999 № 1587 и от 13.06.2001 № 1528, использование сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты конфиденциальной информации (СКЗИ) осуществляется лицами (юридическими и физическими), имеющими соответствующую государственную лицензию. Лицам, не имеющим такой лицензии, услуги по криптографической защите их информации с использованием СКЗИ предоставляются лицензиатами на основании договора.
Следовательно, Удостоверяющий центр, предоставляющий услуги по криптографической защите конфиденциальной информации иным субъектам автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота, должен быть связан с организациями – участниками этой системы договорными отношениями. При этом условия оказания УЦ таких услуг всем участникам системы электронного документооборота должны быть стандартными (одинаковыми).
В комплект необходимых для функционирования УЦ нормативных, распорядительных документов входят:
1. Договор присоединения согласно ст. 428 ГК РФ (формуляр), предусматривающий порядок и условия предоставления и пользования услугами центра.
2. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, связанных с использованием технологий ЭЦП и шифрования в электронном документообороте, который является неотъемлемой частью Договора на обслуживание.
В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда РФ от 19.08.1994 № С1-7/ОП-587 при рассмотрении споров, связанных с договорами или иными документами, подписанными цифровой (электронной) подписью, арбитражный суд должен оперировать материалами договора, в которых описана процедура порядка согласования разногласий. В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.
3. Взаимоувязанные нормативные распорядительные документы автоматизированной системы (АС), Удостоверяющего центра и участников системы электронного документооборота, которые создаются с учетом эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации.
Согласно п. 2 «Требований к заявителю на право установки (инсталляции), эксплуатации сертифицированных шифровальных средств и предоставления услуг по шифрованию информации при защите информации по уровню «С», на предприятии, осуществляющем эксплуатацию сертифицированных средств криптографической защиты информации, должны быть специально разработаны и утверждены руководством документы, регламентирующие «вопросы обеспечения функционирования и безопасности СКЗИ».
Данные документы должны предусматривать:
- права и обязанности Удостоверяющего центра, других организаций – участниц АС, а также их должностных лиц, имеющих прямое отношение к электронному документообороту;
- порядок размещения, установки, хранения и использования СКЗИ у пользователей АС, иных средств защиты информации, используемых в АС, а также эксплуатационной документации к ним;
- порядок генерации, учета, распространения, хранения и уничтожения криптографических ключей пользователей системы электронного документооборота;
- порядок подключения пользователей к АС и прекращения их обслуживания системой электронного документооборота;
- порядок ведения конфиденциального документооборота; порядок расследования фактов нарушения режима конфиденциальности обрабатываемой в АС информации, фактов нарушения правил использования СКЗИ и мер по устранению последствий указанных нарушений;
- порядок организации и осуществления контроля лицензиатом в области криптографической защиты информации, выполнения остальными участниками системы электронного документооборота требований по обеспечению защиты информации с применением СКЗИ.
Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.
ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Итак, юридическая сила документа трактуется как:
- 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
- (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
- 2) обязательность, основанная на принципе законности;
- 3) компетенция органа, издавшего акт.
Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.
ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.
В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.
Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.
Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.
Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).
Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.
Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.
Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:
- 1) снабжение документа ЭП;
- 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
- 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).
Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.
Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:
- 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
- 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
- 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.
Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.
- ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
- ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- более высокая компактность архивов;
- более простой контроль информационных потоков;
- большая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рис 4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.
электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на Рисунке 4.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на Рисунке 4.
Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
Рисунок 6- Преимущества электронного документооборота
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.
В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.
Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.
Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа - это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.
Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.
Электронный документ может и должен иметь правовой режим, уравнивающий его с традиционными документами.
Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
регистрационный номер;
регистрационную дату;
подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
наименование организации -- создателя документа;
местонахождение организации -- создателя документа или почтовый адрес.
Благодаря тому, что был принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.
Юридическую силу электронных документов можно обеспечить исполнением специальной юридической процедуры – формированием сигнатуры электронной подписи, признанной участниками взаимодействия или легитимированной нормой закона и регламентированной НПА. Юридическая сила электронных документов обеспечивается путем установления полномочий лица, создающего документ (его правовой статус), и совершения этим лицом процедуры подписывания – включения электронной подписи как аналога собственноручной подписи лица в структуру электронного документа.
Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
Предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;
Оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
Применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
Созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.
Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:
Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации
Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.
При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10–15 лет.
Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п.
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
- федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
- федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
- приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
- соответствие формату, утвержденному государством,
- передача документов в соответствии с регламентом,
- квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:
- Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
- Подписать простой или .
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
- В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
- В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
- В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
- В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
- В специальных программах для создания и
